Preservación documental digital y seguridad informática

Preservación documental digital y seguridad informática

conservación en la nube

Los documentos electrónicos son archivos o información registrada en bases de datos, como documentos de oficina y colecciones de archivos en varias unidades, mensajes en sistemas de correo electrónico, información publicada en sitios web, etc. Incluso los archivos de registro del servidor de correo electrónico y los sitios web visitados son documentos públicos que deben conservarse. Las mismas leyes y normas se aplican tanto a los documentos electrónicos como a los de papel, pero las condiciones de gestión y archivo de los documentos electrónicos son diferentes.

Para garantizar la correcta conservación de sus documentos electrónicos debe tener en cuenta cómo y en qué formato deben almacenarse. Hay que protegerlos para que no desaparezcan ni se alteren, y hay que guardarlos en un formato que permita su lectura incluso después de un largo periodo de tiempo. Algunos documentos también deben protegerse del acceso no autorizado.

Para que los documentos puedan ser buscados en el futuro, es importante recordar que, si es posible, hay que dotarlos de los metadatos correctos (puede tratarse de información registrada en un sistema, características de los documentos de la oficina u otra información que pueda vincularse a los documentos).

seguridad de los documentos digitales

La organización garantizará el funcionamiento fiable del Repositorio Digital de Confianza adoptando las medidas de seguridad adecuadas. También puede consultar la sección 5 del tutorial: Desafíos, equilibrio entre seguridad y accesibilidad.

La responsabilidad de la organización es establecer el nivel de seguridad necesario para el programa de preservación digital (espacio, equipos, objetos digitales almacenados, etc.) y definir los requisitos y las métricas para garantizar que las medidas de seguridad adecuadas estén establecidas y bien mantenidas como parte integral de la infraestructura. Los requisitos especiales para las clases de objetos que tienen acceso restringido o que tienen preocupaciones adicionales de integridad, como los registros institucionales, deben ser de particular importancia.

0101 El cumplimiento de los requisitos de este atributo recae casi por completo en el aspecto tecnológico. Una vez que la organización ha establecido los parámetros, la seguridad para la preservación digital requiere soluciones técnicas, actualizaciones y mejoras continuas y medios para auditar los procesos.

cómo proteger los documentos en papel

Los documentos electrónicos son archivos o información registrada en bases de datos, como documentos de oficina y colecciones de archivos en varias unidades, mensajes en sistemas de correo electrónico, información publicada en sitios web, etc. Incluso los archivos de registro del servidor de correo electrónico y los sitios web visitados son documentos públicos que deben conservarse. Las mismas leyes y normas se aplican tanto a los documentos electrónicos como a los de papel, pero las condiciones de gestión y archivo de los documentos electrónicos son diferentes.

Para garantizar la correcta conservación de sus documentos electrónicos debe tener en cuenta cómo y en qué formato deben almacenarse. Hay que protegerlos para que no desaparezcan ni se alteren, y hay que guardarlos en un formato que permita su lectura incluso después de un largo periodo de tiempo. Algunos documentos también deben protegerse del acceso no autorizado.

Para que los documentos puedan ser buscados en el futuro, es importante recordar que, si es posible, hay que dotarlos de los metadatos correctos (puede tratarse de información registrada en un sistema, características de los documentos de la oficina u otra información que pueda vincularse a los documentos).

un virus informático es un

Para estas empresas, la implementación de soluciones de gestión de documentos puede ayudar a mejorar no sólo el almacenamiento y la recuperación de documentos, sino también a agilizar los flujos de trabajo de los documentos, de modo que se pueda hacer más en un día con menos trabajo.

Sin embargo, especialmente para una pequeña empresa, la gestión de documentos debe ser más intuitiva y contextual, y no tanto recordar dónde se guardan los documentos. Desgraciadamente, los enfoques tradicionales de la gestión de documentos en línea son ineficaces, propensos a los errores, pueden dar lugar a la duplicación de esfuerzos y al estancamiento de los flujos de trabajo de gestión de documentos, e interfieren con el almacenamiento seguro de los documentos.

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